SECRETAIRE - 50% - H/F
L'établissement
Le Centre hospitalier régional universitaire de Nancy est l’établissement public de santé de référence pour la population lorraine. Classé 5e meilleur hôpital de France (Le Point), le CHRU de Nancy compte plus de 9 600 professionnels et 1 300 étudiants en santé.
Les équipes hospitalo-universitaires s’impliquent au quotidien dans le soin, la formation, la recherche et innovation, la santé publique et l’éducation à la santé. Elles ont collectivement identifié 4 valeurs pour définir leur façon de travailler, de collaborer, d’accueillir et de soigner : bienveillance, respect, engagement et faire équipe.
Près de 150 métiers contribuent au fonctionnement de l’hôpital. Aux côtés des professions médicales, paramédicales et médico-techniques, on retrouve de nombreux secteurs : administration, finances, achats, qualité, ressources humaines, transformation numérique, biomédical, activités logistiques, techniques et sécurité.
Employeur handi-accueillant, le CHRU de Nancy s’engage en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap.
Pour améliorer son fonctionnement, l’accueil des usagers et les conditions de travail des professionnels, le CHRU de Nancy se transforme sur le plan architectural et organisationnel avec la mise en service d’un nouvel ensemble hospitalo-universitaire à horizon 2032.
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Le poste
Service : Social auprès des patients - Site de l’hôpital d’enfants
Horaires
Amplitude journalière : 0.5 Equivalent TP
Rythme de travail : 5 jours par semaine
Position dans l’organigramme :
Rattachement hiérarchique : Responsable du service social des patients, Direction des Coopérations Ville-Hôpital et Responsabilité Populationnelle, DTVMSH
Rattachement fonctionnel : Services de l’hôpital d’enfants
Le CHRU de Nancy mène depuis plusieurs années un travail structurant avec son service social hospitalier, dans une logique de coordination renforcée, de décloisonnement des pratiques et d’accompagnement global des patients
Rattaché à la direction des Coopérations Ville-Hôpital et Responsabilité Populationnelle, le service social hospitalier s’inscrit pleinement dans cette dynamique, en lien étroit avec les équipes médicales, paramédicales et les partenaires du territoire
Responsabilité – encadrement :
La secrétaire engage sa responsabilité professionnelle dans les actions menées, sous la responsabilité directe des assistantes sociales auprès des patients Elle doit en référer au cadre socio-éducatif chaque fois que cela s'avère nécessaire pour conseil technique ou validation hiérarchique
Elle est tenue au secret professionnel strict
Poste de secrétaire intégré à une équipe avec des missions spécifiques à l’hôpital d’enfants
Fonctions principales :
Accueil/Information/Orientation auprès des familles, des personnels soignants et paramédicaux ainsi que des interlocuteurs extérieurs
- Accueil physique et téléphonique
- Information et Orientation
Activités techniques
- Bureautique (rapports, courriers, documents divers…)
- Gestion des dossiers (recherche d'éléments administratifs, participation à l'organisation du dossier, classement et archivage)
- Documentation : recherche, mise à jour, classement et archivage. Photocopies et envoi de documents divers par fax, mail…
Activités "sociales" en lien avec l'assistante sociale
- Participation à la prise en charge des malades au travers de démarches et de liaisons internes/externes (services administratifs, services médicaux, établissements extérieurs)
Activités spécifiques
- Fonctions de développement de service (création de dossiers sociaux, procédures) Maintenance/logistique : gestion du vestiaire, commande de fournitures
- Gestion des demandes d’interprétariats (mails, téléphone)
Description des activités et des tâches
Courrier
- Utiliser les différents outils (Internet et Intranet – messagerie électronique)
Gestion des dossiers
- Utiliser les techniques de classement et d'archivage
- Respecter les procédures définies
- Faciliter l'accès permanent aux dossiers
Documents administratifs
- Utiliser les logiciels appropriés (traitement de textes – tableurs – Internet – Dx Care – GAM (Gestion Administrative du Patient) Via Trajectoire…)
- Utiliser photocopieur et imprimante
- Renseigner des imprimés
Statistiques
- Utiliser l'outil informatique (Dx Care et Excel…)
- Synthétiser, mettre en forme et présenter des données
Information
- Faciliter l'accès à l'information, vers des destinataires identifiés au préalable
- Suivre le circuit de l'information
- Utiliser les outils de traitement de l'information (téléphone – mail - notes de services…)
- Respecter les procédures
Accueil physique et téléphonique
- Savoir se présenter
- Être à l'écoute et s'assurer de la bonne compréhension
- Savoir terminer un entretien téléphonique
- Identifier les priorités
- Réagir de façon pertinente aux situations difficiles
- Transmettre les informations
Profil recherché
Exigences physiques :
Aucune, mais être capable de gérer le stress inhérent à un service au contact du public avec un accueil téléphonique et physique important.
Caractéristiques des tâches - environnement :
Etre capable de gérer simultanément plusieurs tâches, respecter les délais, identifier les priorités et les urgences.
Travail essentiellement sur ordinateur (position assise)
Grade Ciblé : Assistant Médico-Administratif
Date de limite de dépôt de candidatures : 14 novembre 2025
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile