ASSISTANT DE DIRECTION - DIRECTION DES AFFAIRES MEDICALES - 100% - H/F
L'établissement
Le Centre hospitalier régional universitaire de Nancy est l’établissement public de santé de référence pour la population lorraine. Classé 5e meilleur hôpital de France (Le Point), le CHRU de Nancy compte plus de 9 600 professionnels et 1 300 étudiants en santé.
Les équipes hospitalo-universitaires s’impliquent au quotidien dans le soin, la formation, la recherche et innovation, la santé publique et l’éducation à la santé. Elles ont collectivement identifié 4 valeurs pour définir leur façon de travailler, de collaborer, d’accueillir et de soigner : bienveillance, respect, engagement et faire équipe.
Près de 150 métiers contribuent au fonctionnement de l’hôpital. Aux côtés des professions médicales, paramédicales et médico-techniques, on retrouve de nombreux secteurs : administration, finances, achats, qualité, ressources humaines, transformation numérique, biomédical, activités logistiques, techniques et sécurité.
Employeur handi-accueillant, le CHRU de Nancy s’engage en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap.
Pour améliorer son fonctionnement, l’accueil des usagers et les conditions de travail des professionnels, le CHRU de Nancy se transforme sur le plan architectural et organisationnel avec la mise en service d’un nouvel ensemble hospitalo-universitaire à horizon 2032.
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Le poste
Pôle/ Structure : Département Territorial Ressources Humaines et Affaires Sociale – DIRECTION DES AFFAIRES MEDICALES
Fonction : Assistante de Direction
Position dans l’organigramme :
Rattachement hiérarchique : Chef du Département DTRHAS et Directeur des Affaires Médicales
Liens fonctionnels : Encadrement de la Direction des Affaires Médicales, Secrétariats des autres directions et départements, CME et sous commissions de la CME, tutelles (ARS, CNG…), facultés/université…
1. Missions - Fonctions principales
- Assiste le Directeur des Affaires Médicales et les 2 AAH dans leurs missions au quotidien
- Planification et organisation d’activités diverses (gestion de l’agenda Directeur, organisation de réunions ou d’entretiens, traitement de mails, préparation de dossiers, prise de notes éventuelle…)
- Réception, ouverture et dispatching du courrier
- Accueil et orientation du public dont tenue du « standard » du service
- Conception, rédaction et mise en forme de divers documents (courrier, compte-rendu, diaporamas, note, tableaux de suivi…) selon les standards institutionnels
- Gestion des courriers ou de documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) y compris de manière dématérialisée
- Gestion et suivi de certains dossiers
- Assumer diverses tâches logistiques (commandes bureautiques, réservation de salles/véhicules etc)
- Assurer le remplacement du secrétariat de la DRH en cas d’absence. Certaines tâches pourront par ailleurs s’effectuer par roulement entre les deux secrétariats.
2. Description des activités et des tâches
L’assistante de direction est notamment amenée à :
Gestion du courrier :
· Enregistrer le courrier entrant sous excel des pièces importantes (selon une liste définie) et dispatching aux agents concernés par le suivi ; Envoi de courriers divers (RAR, mails…)
· Assurer un suivi des parapheurs DG selon les règles de délégation de signature notamment
Organisation et planification des activités :
· Assister les directeurs (agendas, préparation de courriers et dossiers, mise en forme et correction, organisation des déplacements, établissement des OM sous le logiciel Formidable etc.)
· Organiser les rendez-vous et les réunions avec réservation salle, surface HUB, véhicule le cas échéant
Accueil
· Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs, gestion des appels téléphoniques du secrétariat et gestion de l’accès à la DAM
Bureautique
· Réalisation de courriers, notes, diaporamas… selon l’actualité
· Mise en forme de documents divers
Suivi de certains dossiers
· Gestion des congés des cadres du service, tenue du tableau de présence
· Participation au process de sélection des managers médicaux en assistant le Directeur DAM et le Président de la CME dans le suivi et l’organisation du renouvellement des chefferies de service ou de pôle (planification des auditions, logistique, formalisation des avis de nominations et des décisions individuelles)
· Participation au process de recrutement des praticiens en assistant l’AAH dans diverses tâches administratives ou organisationnelles (courriers de réponse à la CPH…)
· Suivi des entretiens communs DAM/PCME
Gestion documentaire
· Référente gestion documentaire dont création et mise sur Gedoc des documents du service
· Référente annuaire pour la DAM
· Actualisation de documents (ex organigramme…)
· Suivi de l’application des évolution de la charte graphique
· Gestion du dossier informatique commun et archivage des documents (proposer un plan de classement notamment)
Intérim du secrétariat DRH en cas d’absence : prise des appels téléphoniques et traitement du courrier pour assurer à minima la continuité du service
Diverses et autres tâches ponctuelles confiées par les directeurs et/ou attachés
Profil recherché
Connaissances professionnelles
Techniques de secrétariat et de bureautique (mise en forme de document selon les standards administratifs, maitrise de l’orthographe, grammaire et syntaxe…)
Maitrise des logiciels classiques (word, excel, power-point, teams, zoom…) et outils métier (CPAGE, COSWIN, FORMIDABLE…)
Identifier les informations communicables à autrui dans la limite du secret professionnel
Savoir s’exprimer et communiquer avec professionnalisme auprès d’un public varié
Définir et tenir un plan de classement
Aptitudes
Sens de l’organisation, rigueur et méthode
Qualités relationnelles
Savoir faire preuve de discrétion
Être force de propositions
Travail en équipe auprès de professionnels variés
Appétence aux usages de communication informatique
Grade Ciblé : Assistant Médico-Administratif
Date de limite de dépôt de candidatures : 03 septembre 2025
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile