ENCADRANT DE SECRETARIATS MEDICAUX - H/F
L'établissement
Acteur majeur du système de santé, le CHRU de Nancy est le premier employeur de la région avec près de 10 000 professionnels et plus de 100 métiers autours des métiers paramédicaux, mais aussi administratifs, techniques, logistiques, de recherche et de l’informatique.
Le CHRU de Nancy assure 24h/24, 7 jours sur 7 des missions de soins hautement spécialisées et diversifiées recouvrant l’ensemble des disciplines médicales et chirurgicales en s’appuyant sur un plateau technique très complet. Il assure également des missions d’enseignement, de recherche et innovation, et portent des actions de santé publique, de dépistage, de prévention et d’éducation à la santé. Le CHRU de Nancy s’est engagé dans une démarche de Qualité de Vie au Travail avec entre autres le développement du bien-être au travail (espace Zen de séances de pilâtes, de séances de sophrologie).
A noter que le CHRU de Nancy s'engage à lutter contre toutes les formes de discriminations dans l’accès à l'emploi, à la formation et à la promotion. A ce titre, l'insertion des personnes en situation de handicap est une des priorités essentielles de notre politique ressources humaines, avec la mise en place d’un accompagnement personnalisé.
Le CHRU de Nancy est un établissement handi-accueillant qui poursuit son engagement en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des travailleurs en situation de handicap.
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Le poste
La Coordination des Secrétariats Médicaux du CHRU de Nancy recrute : 1 encadrant(e) de secrétariats médicaux pour son Pôle Gynécologie-Obstétrique et Maladies du Vieillissement-Gérontologie-Soins Palliatif
LE POSTE
Horaires : Horaires jour variables
FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Gestion, organisation et encadrement de proximité des secrétariats médicaux des pôles en lien avec les Quintet de Pôle et la coordination des secrétariats médicaux. Participation à des activités ou projets supervisés par la Coordination de l’Accompagnement Médico-Administrative du Patient (CAMAP).
Description des activités :
MANAGEMENT
- Assurer la continuité de service : planifier, valider et enregistrer les absences programmées et non programmées conformément à la réglementation du temps de travail et assurer la saisie dans eTemptation
- Effectuer des visites managériales en routine au sein des secrétariats médicaux (environ une fois toutes les 2 ou 3 semaines)
- Réaliser les entretiens annuels d'évaluation des stagiaires et des titulaires, évaluer les agents contractuels
- Evaluer et recenser les besoins en formation
- Sensibiliser les agents sur leur évolution de carrière
- Organiser la formation des professionnels dans leurs domaines de compétences (logiciels institutionnels, reconnaissance vocale, Doctolib…)
- Accueillir et encadrer les stagiaires des écoles de formation (en collaboration avec les tutrices)
- Réaliser les entretiens de recrutement des secrétaires médicales, en collaboration avec le chef de service (s'il le souhaite)
- Accompagner les nouveaux agents (ouvertures des droits, demande de formation, suivi montée en compétences)
- Harmoniser les outils et supports sur I'ensemble des secrétariats médicaux du pôle
- Accompagner le déploiement de nouveaux outils
- Participer à l’aménagement des secrétariats (Suivi de travaux, réaménagement, ergonomie...)
- Assurer la diffusion de l'information ascendante et descendante
- Favoriser l’entraide et transversalité au sein du pôle
- Veiller au respect du secret professionnel et à la discrétion professionnelle
ORGANISATION
- Piloter au quotidien les activités des secrétariats médicaux en veillant à leur efficacité et qualité sur la base d'indicateurs
- Suivre et construire les indicateurs qualité relatifs aux missions des secrétariats
- Initier les évolutions organisationnelles afin d'optimiser le fonctionnement des secrétariats
- Proposer des plans d'actions et les mettre en œuvre
- En collaboration avec le Quintet de Pôle : organiser le fonctionnement des secrétariats selon les besoins du pôle et les décisions institutionnelles
- Être référent projet dans le domaine des secrétariats médicaux : mise en œuvre, suivi, analyse organisationnelle
- Diffuser I’information auprès des secrétariats médicaux
- Organiser et animer des groupes de travail ou des réunions
MISSIONS TRANSVERSALES
- Participer aux réunions du Quintet de pôle
- Participer aux différentes réunions ou groupes de travail organisés par la CAMAP en lien avec le Responsable
- Réaliser des audits des secrétariats en binôme d'une autre coordinatrice des secrétariats médicaux
- Participer aux jurys de concours d'AA et d'AMA
- Etre polyvalent dans la gestion des différents secrétariats médicaux du CHRU
- Piloter ou co-piloter des projets supervisés par la CAMAP
- Liste non exhaustive compte tenu de la diversité des tâches inhérentes à l'encadrement
Profil recherché
- Adhésion aux projets institutionnels et accompagnement à leurs mises en œuvre
- Compétences et/ou appétence à la gestion de projet /conduite de changement
- Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs, savoir être à l'écoute, impartialité
- Aptitude à gérer les imprévus, à travailler dans un environnement dynamique
- Capacité à gérer et résoudre les situations agressives ou conflictuelles
- Qualités managériales et relationnelles
- Autonomie, rigueur, organisation, anticipation, dynamisme, disponibilité
- Esprit d'initiative et force de proposition
- Devoir de discrétion et de réserve, du secret professionnel
- Sens des responsabilités
- Savoir travailler en équipe
- Maitrise de l’orthographe, la grammaire et de la terminologie médicale
- Connaissance du rôle et de la fonction d’une assistante médico-administrative
- Maitrise des outils bureautiques et logiciels institutionnels liés aux secrétariats
Formations souhaitées ou à venir :
- Parcours de formation managérial
- Gestion du temps de travail
- Entretien d’évaluation
- Animation et conduite de réunion
- Gestion de l’agressivité et des situations conflictuelles
Date limite de dépôt de candidature : 10 juillet 2025
Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d’indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l’Intranet accompagné d’un CV à jour.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile