ASSISTANT DE DIRECTION - INSTITUT DE FORMATION EN SOINS INFIRMIERS - HOPITAL CENTRAL - 100% - H/F
L'établissement
Acteur majeur du système de santé, le CHRU de Nancy est le premier employeur de la région avec près de 10 000 professionnels et plus de 100 métiers autours des métiers paramédicaux, mais aussi administratifs, techniques, logistiques, de recherche et de l’informatique.
Le CHRU de Nancy assure 24h/24, 7 jours sur 7 des missions de soins hautement spécialisées et diversifiées recouvrant l’ensemble des disciplines médicales et chirurgicales en s’appuyant sur un plateau technique très complet. Il assure également des missions d’enseignement, de recherche et innovation, et portent des actions de santé publique, de dépistage, de prévention et d’éducation à la santé. Le CHRU de Nancy s’est engagé dans une démarche de Qualité de Vie au Travail avec entre autres le développement du bien-être au travail (espace Zen de séances de pilâtes, de séances de sophrologie).
A noter que le CHRU de Nancy s'engage à lutter contre toutes les formes de discriminations dans l’accès à l'emploi, à la formation et à la promotion. A ce titre, l'insertion des personnes en situation de handicap est une des priorités essentielles de notre politique ressources humaines, avec la mise en place d’un accompagnement personnalisé.
Le CHRU de Nancy est un établissement handi-accueillant qui poursuit son engagement en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des travailleurs en situation de handicap.
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Le poste
L’assistant de direction à l’IFSI contribue à la formation des professionnels de santé par sa participation à l’organisation administrative de l’ensemble de l’école.
Pour cela, il assiste et collabore avec la Direction et l’équipe pédagogique, il est à l’écoute des étudiants et situe ses actions dans celles de l’IFSI et du CHRU de Nancy.
Il participe à l’organisation de la gestion de la formation et des instances de l’IFSI en cohérence avec le projet stratégique et pédagogique et avec l’ensemble des professionnels impliqués dans la formation des étudiants infirmiers.
Il inscrit toutes ses actions et s’appuie sur le projet pédagogique de l’école, le travail pluri professionnel en lien avec les attendus réglementaires de la formation infirmière pour assurer le suivi de la formation durant toute la présence de l’étudiant.
FONCTIONS ET ACTIVITÉS
- Accueil et prise en charge des personnes (agents, étudiants, usagers, etc.), réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques,
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage … etc.),
- Suivi et gestion de l’agenda du directeur de l’IFSI (en lien avec les secrétariats des écoles de spécialités)
- Préparation administrative de la diplomation des étudiants (listes des présentés, constitution des dossiers, affichage des résultats, distribution des diplômes … etc.) en lien avec DREETS
- Suivi du Comité de lecture (avec mise en page des sujets d’examen)
- Suivi financier des dossiers de chaque étudiant (pièces utiles, devis, chèques, PTR, suivi … etc.) et pour l’IFSI (intervenants, contrats, conventions, indemnisation …etc.)
- Et en particulier le suivi des étudiants en financement spécifique (financement par fonds propres, CPF, Transition pro, Sant’est CFA, Employeur extérieur …)
- Aide à l’organisation des différentes instances de l’IFSI /participation aux réunions et réalisation des comptes rendus
- Gestion Parcoursup (dossier à établir, à suivre…) en coordination avec adjoint administratif en charge de l’admission
- Déclaration des AT à la CPAM et médecine du travail
- Collaboration avec l’Université de Lorraine, la Région Grand-Est et l’ARS et les autres instituts de formation du CHRU et de la région Grand-Est
- Saisie, mise à jour, sauvegarde et archivage de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité,
- Participation à la démarche Qualité de l’institut,
- Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité, et réalisation et suivi de statistiques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Participation avec l’équipe pédagogique à l’organisation de réunions, conférences, événements, commissions spécialisées,
En outre, il peut être demandé à chaque secrétaire d’assurer le remplacement d’un(e) de ses collègues en cas de nécessité de service.
Grade ciblé : Assistant Médico-Administratif ou Adjoint Administratif ayant le projet de devenir AMA
Poste en journée.
Date de limite de dépôt de candidatures en interne : 27 mars 2025
Pour le personnel du CHRU de NANCY, nous vous remercions de nous communiquer votre numéro de matricule
Profil recherché
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Organiser et traiter les informations, documents, communications téléphoniques et mails liés aux dossiers
- Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents avec pertinence et professionnalisme
- Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / TIC
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Se conformer aux procédures et protocoles en vigueur dans le service
Prérequis :
- Avoir une expérience administrative significative
- Avoir le sens du travail en équipe (confiance, respect, collaboration), le sens de la communication et de la collaboration
- Savoir utiliser les outils informatiques (Word, Excel, Power point, teams, outlook, Granit, Gedoc)
- Etre apte à l’usage de plateformes institutionnelles
- Avoir une expérience dans la gestion des dossiers
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile