SECRETAIRE - DIRECTION DES SOINS - 100% - H/F
L'établissement
Acteur majeur du système de santé, le CHRU de Nancy est le premier employeur de la région avec près de 10 000 professionnels et plus de 100 métiers autours des métiers paramédicaux, mais aussi administratifs, techniques, logistiques, de recherche et de l’informatique.
Le CHRU de Nancy assure 24h/24, 7 jours sur 7 des missions de soins hautement spécialisées et diversifiées recouvrant l’ensemble des disciplines médicales et chirurgicales en s’appuyant sur un plateau technique très complet. Il assure également des missions d’enseignement, de recherche et innovation, et portent des actions de santé publique, de dépistage, de prévention et d’éducation à la santé. Le CHRU de Nancy s’est engagé dans une démarche de Qualité de Vie au Travail avec entre autres le développement du bien-être au travail (espace Zen de séances de pilâtes, de séances de sophrologie).
A noter que le CHRU de Nancy s'engage à lutter contre toutes les formes de discriminations dans l’accès à l'emploi, à la formation et à la promotion. A ce titre, l'insertion des personnes en situation de handicap est une des priorités essentielles de notre politique ressources humaines, avec la mise en place d’un accompagnement personnalisé.
Le CHRU de Nancy est un établissement handi-accueillant qui poursuit son engagement en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des travailleurs en situation de handicap.
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Le poste
Service : Direction des Soins – Hôpital Central
Amplitude horaire du secrétariat : 8h00-17h30 - Poste en 7h30
Date estimative de vacance du poste : Dès que possible
Description des missions :
Le secrétariat de la Direction des Soins du Département des Soins et des Instituts Paramédicaux est composé de 2 secrétaires à temps plein qui assurent toutes deux, la continuité des activités.
La secrétaire de direction assure l’organisation administrative de la Direction des Soins en lien avec la Cheffe de Département et les adjointes à la Cheffe de département. Elle assure les liens avec les autres directions fonctionnelles du CHRU de NANCY et des établissements en Direction Commune.
Description des activités :
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE :
- Accueillir physiquement et orienter les interlocuteurs de la Direction des Soins (personnels paramédicaux, cadres de santé, cadres de pôles, directions…)
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques et en assurer le suivi et la traçabilité
GESTION DES AGENDAS :
- Suivi et gestion des agendas des membres de la Direction des Soins
- Planification de rendez-vous, réunions et entretiens divers
- Organisation de réunions en lien avec l’ensemble des directions du CHRU de Nancy et du GHT 7.
COMMUNICATION ET GESTION DE L’INFORMATION :
- Assurer la traçabilité, la transmission et le suivi des informations entre les différents interlocuteurs dans son domaine d’activité
- Traitement des courriers, des dossiers et documents dans son domaine d’activité (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage...)
- Saisie, mise à jour, sauvegarde et archivage de données, d’informations et de tableaux dans son domaine d’activité,
- Réalisation et suivi de données, de statistiques et tableaux de bord.
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Mise à jour des organigrammes de la Direction des Soins et des cadres de santé en lien avec les mobilités
GESTION ET SUIVI DES RESSOURCES HUMAINES :
- Suivi Administratif des Candidatures Spontanées :
- Assurer la gestion et le suivi des candidatures spontanées de la Direction des Soins.
- Mise en place et suivi quotidien des bases de données et des tableaux de bord.
- Suivi Administratif des Avis de Vacances de Postes et des Mobilités :
- Préparation, suivi et gestion des avis de vacance de postes internes et externes.
ORGANISATION DES REUNIONS DE LA DIRECTION DES SOINS (CSIRMT, Cadres de Santé…etc) :
- Planification du calendrier des réunions, préparation des ordres du jour, envoi des invitations, prise de notes, réalisation des comptes-rendus, reproduction et mise en forme des documents
GESTION DOCUMENTAIRE :
- Assurer la gestion documentaire de la Direction des Soins en lien avec l’application institutionnelle (GEDoc)
AUTRES ACTIVITES :
- Gérer les demandes d’interventions diverses (services techniques, service informatique…)
- Gérer les stocks de matériels et fournitures du service (commandes mensuelles et ponctuelles)
- Toute activité supplémentaire utile et définie par la Direction.
Profil recherché
- Rigueur, organisation
- Communication adaptée
- Sens du travail en équipe et de la collaboration
- Aisance relationnelle
- Discrétion et réserve professionnelle
- Engagement
- Identifier, analyser, synthétiser et prioriser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel,
- Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents avec pertinence et professionnalisme
- Maitrise des différents logiciels informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, teams), la connaissance de SOFTY, GEDoc sera un plus (sinon, formation assurée sur leur usage).
Grade ciblé : Adjoint administratif
Date limite de dépôt des candidatures : 7 mai 2025
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Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile