SECRETAIRE - INSTITUT DE FORMATION EN SOINS INFIRMIERS - 50% - H/F
L'établissement
Acteur majeur du système de santé, le CHRU de Nancy est le premier employeur de la région avec près de 10 000 professionnels et plus de 100 métiers autours des métiers paramédicaux, mais aussi administratifs, techniques, logistiques, de recherche et de l’informatique.
Le CHRU de Nancy assure 24h/24, 7 jours sur 7 des missions de soins hautement spécialisées et diversifiées recouvrant l’ensemble des disciplines médicales et chirurgicales en s’appuyant sur un plateau technique très complet. Il assure également des missions d’enseignement, de recherche et innovation, et portent des actions de santé publique, de dépistage, de prévention et d’éducation à la santé. Le CHRU de Nancy s’est engagé dans une démarche de Qualité de Vie au Travail avec entre autres le développement du bien-être au travail (espace Zen de séances de pilâtes, de séances de sophrologie).
A noter que le CHRU de Nancy s'engage à lutter contre toutes les formes de discriminations dans l’accès à l'emploi, à la formation et à la promotion. A ce titre, l'insertion des personnes en situation de handicap est une des priorités essentielles de notre politique ressources humaines, avec la mise en place d’un accompagnement personnalisé.
Le CHRU de Nancy est un établissement handi-accueillant qui poursuit son engagement en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des travailleurs en situation de handicap.
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Le poste
Le Département des Soins et Instituts paramédicaux du CHRU de Nancy recrute une secrétaire à 50% à l’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)- Hôpital Central
Rythme de travail : 3h45 journalier à définir.
L’Adjoint Administratif contribue à la formation des professionnels de santé par sa participation à l’organisation administrative des écoles et instituts du CHRU de Nancy.
Pour cela, il assiste et collabore avec la Direction, l’équipe pédagogique et l’équipe administrative de l’Institut de Formation en soins Infirmiers (IFSI). Il est à l’écoute des apprenants et situe ses actions dans les valeurs professionnelles de l’IFSI et du CHRU de Nancy.
Il assure ses missions en cohérence avec le projet stratégique et pédagogique de l’IFSI, ainsi que l’ensemble des professionnels impliqués dans la formation initiale des étudiants infirmiers et des professionnels dans le cadre de la formation continue.
Il inscrit ses actions dans une dimension pluri professionnelle en lien avec les attendus réglementaires de la formation infirmière.
Date estimative : dès que possible
FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Activités générales
- Accueil dans le cadre de son domaine d’activité des agents, professionnels de santé, apprenants et usagers ; réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques,
- Traiter les dossiers des candidats dans le cadre des épreuves de sélection RC/FPC : organisation opérationnelle, inscriptions, convocations, publication des résultats, attestations
- Traiter les dossiers des apprenants infirmiers dans le cadre de l’entrée en formation via les épreuves de sélection, via Parcoursup en lien avec la secrétaire gestionnaire d’année L1 : dossier d’inscription, dossier financement en lien avec les OPCO, les employeurs, France Travail, le Conseil Régional Grand’Est
- Traitement des courriers, documents dans son domaine d’activité : enregistrement, tri, traitement, diffusion, reproduction, archivage
- Gérer le suivi des quotas de stages en lien avec la CSS coordinatrice pédagogique
- Préparer les livrets de stage en renfort des secrétaires gestionnaires d’année
- Assurer la mise à jour des documents en lien avec la sélection d’entrée, le projet pédagogique de l’institut en lien avec les CSS et le directeur de l’institut
- Traiter en collaboration avec le CSS référent Formation continue de l’institut, des formateurs référents et de la coordination des Ecoles et Instituts du CHRU, les dossiers administratifs des professionnels accueillis en séquences de formation continue : émargement, contrat individuel de formation, attestation de présence, attestation de fin de formation, ...
- Traiter en collaboration avec les formateurs référents d’année l’inscription à l’Université de Lorraine (UL) : complétude des tableaux, transfert des tableaux vers l’UL, diffusion auprès des apprenants des vignettes UL ou carte étudiant.
- S’inscrire dans la démarche Qualité de l’institut
- Participer aux réunions pédagogiques et/ou administratives et/ou institutionnelles en intra ou extra muros sur sollicitation de la Direction de l’IFSI.
+ Toute activité supplémentaire utile au centre de formation et définie par la Direction
Profil recherché
- Organiser et traiter les informations, documents, communications téléphoniques et mails liés aux dossiers
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Maitriser les outils de communication (téléphone, internet), la bureautique (Word, Excel, Outlook, PPT, NTIC)
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents
- S’approprier les logiciels institutionnels (COSWIN, GRANIT, FORMEIS, TEAMS, SOLSTISS, KAIROS, EDOF, TRANSITION PRO, RAMSES…)
- Connaitre l’organisation de la coordination des écoles et instituts du CHRU et particulièrement le fonctionnement de l’IFSI.
- Se conformer aux procédures et protocoles en vigueur dans le service
Compétences complémentaires
- Appréhender les textes législatifs concernant la formation infirmière
- Savoir adapter sa charge de travail et être en capacité d’apporter son aide en cas de besoin aux secrétaires gestionnaires d’année
Aptitudes
- Faire preuve de discrétion, de réserve, de maitrise de soi,
- Être organisé, autonome, rigoureux, réactif et dynamique
- Savoir communiquer, être souriant, aimable, capable de s’adapter aux différents interlocuteurs différentes situations
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Être capable de gérer les priorités
- Posséder le sens des responsabilités
- Faire preuve d’esprit d’équipe et de disponibilité.
- Faire preuve d’initiative, d’anticipation et de créativité
Grade ciblé : Adjoint administratif
Date limite de dépôt des candidatures : 1er mai 2025
Pour le personnel du CHRU de NANCY, nous vous remercions d’indiquer votre numéro de matricule sur votre lettre de motivation ou de joindre complété, le formulaire de candidature disponible sur l’Intranet accompagné d’un CV à jour.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile