SECRETAIRE - CENTRE DE FORMATION DES ASSISTANTS DE REGULATION MEDICALE - 50% - H/F
L'établissement
Acteur majeur du système de santé, le CHRU de Nancy est le premier employeur de la région avec près de 10 000 professionnels et plus de 100 métiers autours des métiers paramédicaux, mais aussi administratifs, techniques, logistiques, de recherche et de l’informatique.
Le CHRU de Nancy assure 24h/24, 7 jours sur 7 des missions de soins hautement spécialisées et diversifiées recouvrant l’ensemble des disciplines médicales et chirurgicales en s’appuyant sur un plateau technique très complet. Il assure également des missions d’enseignement, de recherche et innovation, et portent des actions de santé publique, de dépistage, de prévention et d’éducation à la santé. Le CHRU de Nancy s’est engagé dans une démarche de Qualité de Vie au Travail avec entre autres le développement du bien-être au travail (espace Zen de séances de pilâtes, de séances de sophrologie).
A noter que le CHRU de Nancy s'engage à lutter contre toutes les formes de discriminations dans l’accès à l'emploi, à la formation et à la promotion. A ce titre, l'insertion des personnes en situation de handicap est une des priorités essentielles de notre politique ressources humaines, avec la mise en place d’un accompagnement personnalisé.
Le CHRU de Nancy est un établissement handi-accueillant qui poursuit son engagement en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des travailleurs en situation de handicap.
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Le poste
Le Département des Soins et Instituts paramédicaux du CHRU de Nancy recrute une secrétaire à 50% au Centre de Formation des Assistants de Régulation Médicale (CFARM)- Tour Marcel Brot.
Rythme de travail : 3h45 journalier à définir
L’Adjoint Administratif contribue à la formation des professionnels de santé par sa participation à l’organisation administrative des écoles et instituts du CHRU de Nancy.
Pour cela, il assiste et collabore avec la Direction et l’équipe pédagogique, il est à l’écoute des apprenants et situe ses actions dans celles du Centre de Formation des Assistants de Régulation Médicale du CHRU de Nancy.
Il assure ses missions en cohérence avec le projet stratégique et pédagogique du CFARM, ainsi que l’ensemble des professionnels impliqués dans la formation initiale des apprenants et des professionnels dans le cadre de la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ou d’autres dispositifs.
Il inscrit ses actions dans une dimension pluri professionnelle en lien avec les attendus réglementaires de la formation des ARM.
Date estimative : dès que possible
FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Activités générales
- Accueil et prise en charge des personnes (agents, étudiants, usagers, etc.), réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques,
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage … etc.),
- Gestion des documents de suivi (administratifs, financiers, réglementaires, organisationnels … etc.)
- Suivi financier des dossiers de chaque apprenant ainsi que les contrats des intervenants, conventions, indemnisation … etc.
- Gestion du logiciel de scolarité, du portail SolSTISS, TransitionPro, Kaïros, Ramsès, EDOF…
- Gestion des diverses enquêtes et statistiques en lien avec la DGOS, l’ARS…
- Collaboration avec le secrétariat de l’IRFA en fonction des besoins et à la demande de la Direction, les autres instituts de formation du CHRU et de France, les Pôles du CHRU de Nancy ainsi que des autres établissements en France
- Saisie, mise à jour, sauvegarde et archivage de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité,
- Organisation et classement des données, des informations, des documents de diverses natures, tenue à jour des données / des fichiers relatifs au domaine d'activité,
- Participation à la démarche Qualité du CFARM,
- Classement et évaluation de la pertinence / la véracité des données, des informations, des documents de diverses natures,
- Gestion des demandes de réparations en lien avec les agents logistiques et de commandes de fournitures mensuelles
- Rédaction et mise en forme de documents, notes, évaluations, rapports … etc.,
- Gestion administrative des étudiants,
- Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité,
- Préparation et envoi de documents en vue de facturation ou de suivi de scolarité,
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Contribution au recueil d’activité et aux statistiques,
- Gestion de l'information,
- Participation aux réunions institutionnelles et professionnelles de son domaine de compétence.
- Participation avec l’équipe pédagogique à l’organisation de réunions, conférences, événements, commissions spécialisées,
+ Toute activité supplémentaire utile au centre de formation et définie par la Direction.
Profil recherché
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Organiser et traiter les informations, documents, communications téléphoniques et mails liés aux dossiers
- Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents avec pertinence et professionnalisme
- Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Se conformer aux procédures et protocoles en vigueur dans le service
- S’approprier les logiciels institutionnels
Compétences complémentaires
- Appréhender les textes législatifs concernant la formation ARM
- Savoir adapter sa charge de travail et être en capacité d’apporter son aide en cas de besoin à la secrétaire de ‘l’institut de Formation des Ambulanciers.
Aptitudes
- Faire preuve de discrétion, de réserve, de maitrise de soi,
- Être organisé, autonome, rigoureux, réactif et dynamique
- Savoir communiquer, être souriant, aimable, capable de s’adapter aux différents interlocuteurs différentes situations
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Être capable de gérer les priorités
- Posséder le sens des responsabilités
- Faire preuve d’esprit d’équipe et de disponibilité.
- Faire preuve d’initiative, d’anticipation et de créativité
Grade ciblé: Adjoint administratif
Date limite de dépôt des candidatures : 1er mai 2025
Pour le personnel du CHRU de NANCY, nous vous remercions d’indiquer votre numéro de matricule sur votre lettre de motivation ou de joindre complété, le formulaire de candidature disponible sur l’Intranet accompagné d’un CV à jour.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile