SECRETAIRE MEDICALE - CHEFFERIE DE POLE ET DE SERVICE - 80% - H/F
L'établissement
Établissement public de santé, le CHRU de Nancy est le Centre Hospitalier Régional Universitaire de référence en Lorraine. Fort de plus de 9 600 professionnels et de 1 300 étudiants en santé, le CHRU de Nancy assure des missions de soins de recours et de proximité grâce à une expertise médico-chirurgicale pluridisciplinaire de qualité au service de la population, à tous les âges de la vie. Les équipes hospitalo-universitaires s’impliquent également au quotidien dans des missions de formation, de recherche, d’innovation, de santé publique et d’éducation à la santé. Près de 150 métiers sont exercés à l’hôpital. Aux côtés des professions médicales, paramédicales et médico-techniques, de nombreux secteurs contribuent au fonctionnement de l’établissement : administration, finances, achats, qualité, ressources humaines, transformation numérique, biomédical, activités logistiques, techniques, sécurité.
Le CHRU de Nancy est un établissement handi-accueillant qui poursuit son engagement en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des travailleurs en situation de handicap.
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Le poste
Le CHRU recherche un/une Secrétaire Médical(e) Spécificité Chefferie de Pôle et de Service pour son Pôle Lorrain de Chirurgie de l’Appareil Locomoteur/ Chirurgie Orthopédique / Centre Chirurgical Emile Gallé
Description des missions :
Réaliser l’ensemble des activités et des tâches listées ci-dessous afin d’assurer les activités de Chefferies de Pôle et de Service dans le respect des règles de confidentialité, du secret professionnel et des objectifs de la Coordination de l’Accompagnement Médico-Administratif du Patient
Activités « Chefferie de pôle »
- Gestion des appels téléphoniques / prise de rendez-vous / orientation des appels / messages divers, planning…
- Interface entre les différents interlocuteurs du pôle et le trio de pôle, en interne et en externe
- Organiser et participer aux réunions du pôle et du service (planification, convocation, supports, préparation, accueil, prise de notes, rédaction et diffusion du compte rendu) .
- Assurer le suivi des actions du pôle : relevé annuel d'activité, suivi des objectifs du contrat de pôle, organisation des évènements du pôle...
- Assister au Bureau Pôle Elargi (6 par an de 19h à 21h) + saisie des CR
- Gérer la communication et la documentation du pôle :
- Mise à jour du site internet, signalétique, diffusion des notes d'information.
- Alimentation des espaces partagés (activité et travaux, listes de gardes, planning des congés... )
- Aider les secrétariats du pôle en cas de besoin (saisie, téléphone)
- Gestion des mails du secrétariat de pôle
- Gestion de l’agenda du chef de pôle et du (de la) cadre supérieur(e) du pôle
- Référent Gestion Documentaire : mise en ligne des documents, suivi…
- Toute mission médico-administrative complémentaire à la bonne prise en charge des activités.
Activités « Chefferie de service »
- Gestion des mails envoyés par le chef de service
- Gestion des RDV administratifs, délégués médicaux
- Traitement des courriers et documents liés à l’activité de chefferie de service (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Accueil téléphonique et gestion des appels
- Mise à jour et diffusion des plannings et tableaux de garde des médecins
- Gestion des arrivées des internes et étudiants hospitaliers (diffusion du planning, ouverture des comptes, équipements, blouse etc…)
- Organisation des examens universitaires
- Suivi et gestion et l’archivage des documents administratifs
- Gestion des locaux et des salles de réunion
- Gestion administrative des externes, internes, Assistants Chef Clinique et éventuels chirurgiens stagiaires (interface entre la Direction Affaires Médicales, la faculté de médecine et le chef de service) :
- Listes
-Demandes de modification du paramétrage bureautique du logiciel du Dossier Patient Informatisé
- Accueil : accès, tenue, vestiaire...
-Transmission plannings de cours
- Suivi des demandes d'agrément du service ainsi que des dossiers de renouvellement ou attribution des postes d'Assistants Chef Clinique
- Fiches d'évaluation de stages
- Organiser des congrès et autres manifestations : cours, enseignement, séminaires, DIU
- Se tenir informé(e) des demandes d’accès dossier
- Toute mission médico-administrative nécessaire à la bonne prise en charge des activités du service
Profil recherché
- Connaissance du milieu hospitalier souhaité
- Maîtrise du vocabulaire médical, de l’orthographe et de la grammaire
- Connaissance prise de note, rédaction de compte rendu
- Bonnes capacités rédactionnelles et de prises de notes
- Appétence aux outils bureautiques
- Maîtrise à terme de la bureautique et des outils institutionnels (Dxcare, DxPlanning, Gesmedic, Word, excel, outlook...)
- Rigueur, autonomie, dynamisme
- Méthode et organisation dans le travail
- Dextérité à la saisie des courriers
- Respect de la confidentialité
- Respect des procédures et protocoles de I ’Établissement
- Sens du travail en équipe
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile